Die Pumpen-Service Bentz GmbH hat dank repV for Sage 100 ihre Serviceaufwände immer im Blick
Die Pumpen-Service Bentz GmbH war auf der Suche nach einer Möglichkeit, um seine Montage- und Reparaturaufträge besser zu verwalten und seine Außendiensteinsätze in einem Servicetool abbilden zu können. Der Anlass, auf eine neue Reparaturmanagement Software zu wechseln, war der Umstieg auf Sage 100 im Jahr 2018. Die alte Reparatur Lösung, die das Unternehmen seit 2005 eingesetzt hatte, wollte Pumpen-Service Bentz nun durch ein neues Tool ablösen, welches die Bedürfnisse des Unternehmens besser adressieren konnte. Die Lösung hat Pumpen-Service Bentz in repV gefunden.
Die Pumpen-Service Bentz GmbH, mit Sitz in Reinbek bei Hamburg, wurde im Jahr 1981 gegründet. Das Unternehmen gehört seit 2003 zur weltweit tätigen KSB Aktiengesellschaft, die seit 2018 als KSB SE & Co. KGaA firmiert. Insgesamt beschäftigt das zertifizierte Elektromaschinenbau-Unternehmen heute 30 Mitarbeiter. Zu den Services des Unternehmens zählen neben der Montage und Inbetriebnahme von Pumpenanlagen ebenso, Pumpenaggregate- und Motoren aller Fabrikate zu warten und zu reparieren. Darunter fällt unter anderem die vorbeugende Instandhaltung sowie die Störungsbeseitigung in Servicefällen. Ein Notdienst steht für Letzteres auch sehr kurzfristig zur Verfügung, um Ausfallzeiten von Maschinen- und Anlagenbau-Unternehmen auf ein Minimum zu reduzieren.
Übersicht über alle Arbeitsschritte
Anforderungen an die Servicelösung
Mit der neuen Reparaturmanagement Software versprach sich Pumpen-Service Bentz insbesondere, mehr Transparenz in Reparaturprozessen zu schaffen. Denn bisher war für das Unternehmen nur schwer nachvollziehbar, wie viel Personalaufwand in ein bestimmtes Reparaturobjekt hineinfließt. „Darüber hinaus war uns bei der Einführung auch die Zukunftsfähigkeit der Lösung wichtig, vor allem auch die Remote-Anbindung der Monteure an unsere Firma sowie die Möglichkeit, dass wir Arbeitsaufträge online an unseren Außendienst übertragen können. Es galt für uns, die IT in den Reparaturbereich hineinzubringen – und damit eine stärkere Bindung zwischen unserem Monteur und unserem Backoffice zu schaffen“, erläutert Martin Bentz, Geschäftsführer der Pumpen-Service Bentz GmbH. Ebenso wünschte sich das Unternehmen, Wartungsverträge digital zu verwalten. Bisher erfolgte dies schriftlich, mit Informationen zu Preisen und Fälligkeiten.
Von der Planung zur raschen Umsetzung
Die Idee des Umstiegs auf eine neue Service-Lösung entstand im Jahr 2018. „Ich stand bereits seit einigen Jahren im engeren Kontakt mit Desk“, erläutert Bentz. „Als der Wechsel auf Sage 100 anstand, dachte ich mir: Jetzt oder nie. Für uns war klar, dass wir weiterhin den CRM-Bereich von Sage xRM nutzen wollen. Unser Customer Relationship Management möchten wir dort weiterhin abbilden, da wir Sage bereits seit 1998 verwenden. Daher war es für unsere neue Servicelösung auch so wichtig, dass sie sich flexibel an andere, bereits vorhandene Systeme anbinden lässt.“
Anbindung an andere Systeme
Objektdaten einfach in repV übertragen
Unkomplizierte Migration in bestehende Infrastruktur
Mit repV for Sage 100 erhält Pumpen-Service Bentz sämtliche Vorteile einer professionellen Servicemanagementsoftware direkt aus der Sage 100 Office Line heraus, sodass das Unternehmen im gewohnten Arbeitsumfeld agieren kann. „Aus diesem Grund war auch die Migration in unsere Infrastruktur keine Herausforderung“, sagt Bentz. „Wir mussten lediglich die Objekte von xRM – also beispielsweise Reparaturmaschinen, die wir im Bestand haben – in repV übertragen. Dies gestaltete sich dank Excel und unserem Know-how über Datenbanken (SQL) sowie durch die Unterstützung von Desk sehr unkompliziert.“ Beide Unternehmen prüften, welche Informationen aus einzelnen Tabellen der Objektdatenbanken sich in welcher Stelle in repV einsetzen lassen.
Sichtbare Erfolge binnen kurzer Zeit
Nach dem Umstieg auf die neue Reparatur Software konnte Pumpen-Service Bentz recht schnell positive Erfolge verzeichnen. „Mich überzeugt vor allem, dass ich zeitnahe prüfen kann, wie die Performance meiner Mitarbeiter aussieht“, sagt Bentz. „Man erkennt auf einem Blick sofort und jeden Tag, welche Serviceaufträge des Vortags zurückkommen – und wie die zurückgemeldeten Stunden aussehen.“ Diese müssen Mitarbeiter dank repV nicht mehr durch einen ausgefüllten Stundenzettel persönlich im Backoffice abgeben, sondern können ihre Zeiten unkompliziert und automatisiert über die Tablet-App übertragen. „Das gibt mir die Gelegenheit, gegebenenfalls in einen Reparatur Auftrag einzugreifen, sollten die Stunden einmal aus dem Ruder laufen“, freut sich Bentz. Auch einfache Reparaturen lassen sich dank repV schneller abwickeln, sodass sich beispielsweise Ersatzteile rechtzeitig nachordern lassen, um sie zeitnah bei Wartungs- oder Reparaturaufträgen einzusetzen. „Besonders gut gefällt uns auch die Wartungshistorie von repV“, ergänzt Bentz. „Es ist von Vorteil, wenn Mitarbeiter die Historie eines jeden Geräts einsehen können, um beispielsweise den Wartungs- oder Reparaturverlauf nachzuvollziehen.“
Servicetechniker mobil anbinden
Was sagt der Kunde über repV?
„Eine Besonderheit ist an dieser Stelle hervorzuheben: Da das Remote-Arbeiten so gut funktioniert, musste kein einziges Mal ein Mitarbeiter von Desk zu uns vor Ort kommen. Das war für beide Seiten ein großer Vorteil – sparen wir uns doch damit zusätzliche Aufwände wie Reisezeiten etc. – und hat letztendlich dazu geführt, dass wir die Software schnell in Betrieb nehmen konnten.“
Martin Bentz
Geschäftsführer der Pumpen-Service Bentz GmbH
Fazit: Partnerschaftliches Zusammenarbeiten
„Wir arbeiten jetzt schon seit einiger Zeit mit Desk zusammen“, sagt Bentz. „Und die Zusammenarbeit klappt wirklich gut. Wenn einmal etwas nicht funktionieren sollte, haben wir bisher immer schnell und unkompliziert Hilfe bekommen. Genauso schätzen wir es, dass wir Desk auch Feedback zu repV geben können, was unserer Erfahrung nach gerne angenommen wird.“ Inzwischen ist repV bei über 20 Mitarbeitern an zwei Standorten im Einsatz – ein Mitarbeiter ist dauerhaft auf einem Kraftwerk in Hamburg beschäftigt. Besonders positives Feedback gibt es zum Wartungsvertragsmodul in repV, durch das Pumpen-Service Bentz einen Überblick über Wartungstermine, und zudem automatisch generierte Serviceaufträge erhält. Voreingestellte Wartungsintervalle lassen sich zudem gut in die Terminplanung des Außendiensts einbeziehen, was auch für die Mitarbeiter von Vorteil ist, die so ihren Tag besser planen können – ohne sich jedes Mal mit dem Backoffice abstimmen zu müssen.
