Einführung von repV for Sage 100 bei der PAMA GmbH

Die PAMA GmbH Deutschland vergrößerte in 2014 die Produktionskapazitäten. Der damit gewachsene Serviceaufwand bewegte das Unternehmen dazu die Prozessabläufe neu zu organisieren. Auf der Suche nach einer IT-Lösung, die einerseits alle Prozesse im technischen Service – wie z.B. Installationen von Maschinen, Wartungen und auch die Außendienstdisposition abbildet und andererseits vollständig papierlos arbeitet und alle Techniker mit einer App an den Innendienst anbindet, stößt PAMA über das Internet auf die Servicemanagement Software repV von Desk. Dieser Bericht geht zunächst auf die Ausgangssituation des Unternehmens ein und erläutert anschließend die Projektziele, sowie Highlights bei der Umsetzung. Abschließend wird der Nutzen für das Unternehmen geschildert und ein Fazit gezogen.

PAMA, gegründet im Jahr 1926, verfügt über 90 Jahre Know-How im Bereich Bohr- und Fräswerke und Bearbeitungszentren und ist heute Marktführer unter den großen Werkzeugmaschinenherstellern. Die Produktion wird in zwei Werken in Norditalien durchgeführt. Die Hauptkomponenten werden intern konstruiert, produziert und erprobt.

Die beiden PAMA-Produktionsstätten befinden sich in Rovereto und Brescia. Die technischen Abteilungen bestehen aus hochqualifizierten Teams mit jahrzehntelanger Erfahrung, welche alle Produkte und Komponenten entwickelt. Alle wichtigen Hauptkomponenten werden innerbetrieblich unter Verwendung von PAMA-Bearbeitungszentren und Bohr- und Fräswerken bearbeitet. Die Leidenschaft für die Entwicklung herausragender Produkte wird durch die ständige Qualitätskontrolle, die in den verschiedenen Bearbeitungsphasen durchgeführt wird, bewiesen. Dadurch wird ein hohes Maß an Präzision und Zuverlässigkeit gewährleistet. Das PAMA-Qualitätssicherungssystem ist nach ISO 9001-Vision 2008 zertifiziert. Alle industriellen Prozesse bei PAMA werden im Rahmen eines Projektes der konstanten Prozess- und Qualitätsverbesserung bestimmt, geplant und kontinuierlich optimiert. Die Produktionsaktivitäten sind in spezialisierten Bereichen angesiedelt, die sich der Konstruktion komplett funktionsfähiger Module widmen. Die Firma PAMA hat Niederlassungen in den wichtigsten Märkten in Europa, Amerika und Asien aufgebaut. So gewährleistet das Unternehmen direkte Vertriebsunterstützung und schnellen technischen Service, mit Personal vor Ort.

Wie war die Ausgangssituation?

Vor Beginn des Projektes wurden die Leistungsnachweise von den Außendienstmitarbeitern beim Kunden in Form von Papierformularen aufgenommen und per Post ins Büro gesendet. Sachbearbeiter haben dann die zugesendeten Daten in eine Datenbank aufgenommen. Damit die Leistungsdaten künftig schneller bearbeitet werden können, kam der Wunsch nach einem System auf, welches die Daten zuverlässig online zum Firmenserver sendet. Zudem war der Arbeitsaufwand sehr hoch und auf beiden Seiten kam es häufig zu Fehlern. Darüber hinaus war der Zeitraum bis zur Rechnungslegung viel zu lang und die vorhandenen Informationen waren nicht auswertbar.

Was war die Herausforderung für Desk?

Das System sollte innerhalb kürzester Zeit (maximal in 6 Monaten) eingeführt werden. Neben der technischen Implementierung, sollten die Mitarbeiter die neue Software akzeptieren und schätzen lernen. Darüber hinaus sollen alle Abläufe voll in die vorhandene Warenwirtschaft integriert sein. Die Daten im Service sollen künftig mit wenigen Klicks ausgewertet werden und stets abrufbar sein. Nach Möglichkeit sollen alle Prozesse papierlos abgebildet werden.

Die Umsetzung in 10 Schritten

Der Beschaffungsprozess vom Erstgespräch bis zum Abschluss des Projekts nahm insgesamt vier Monate in Anspruch. Bis zur Umsetzung waren folgende Schritte notwendig:

1. ERSTGESPRÄCH

   Nach der erfolgreichen Kontaktaufnahme, konnte man bereits vorab den Kundenbedarf ermitteln. Erste Fragen wurden beantwortet und ein Termin zur Online Präsentation vereinbart.

2. LÖSUNGSPRÄSENTATION

   Die Softwarelösungen wurden bei einer Präsentation vor Ort vorgestellt. Dabei konnte der Kunde die Software schon näher kennenlernen.

3. ERSTE KOSTENSCHÄTZUNG

   Auf Basis der bisher ausgetauschten Informationen konnte eine erste Kosteneinschätzung erfolgen. Nach positiver Rückmeldung wurde ein Workshop eingeleitet.

4. WORKSHOP VOR ORT

   Bei einem Workshop vor Ort wurden alle Anforderungen nochmals durchleuchtet, präzise dokumentiert und ein verbindliches Pflichtenheft erstellt.

5. ERSTELLUNG EINES KONKRETEN ANGEBOTS

   Anhand des konkreten Anforderungsprofils konnte ein verbindliches Angebot abgegeben werden.

6. PROGRAMMIERUNG

   Bei der Programmierung wurden kundenspezifische Anpassungen vorgenommen und eingebunden. Zudem wurde ein Stammdatenimport realisiert, um bestehende Daten aus Listen und anderen Systemen zusammen zu führen.

7. INSTALLATION UND EINRICHTUNG

   Die Installation und Einrichtung der Software wurde bei PAMA vor Ort durchgeführt. Hier wurde in Zusammenarbeit mit dem Hardware Zulieferer Hand in Hand gearbeitet. Die Implementierung lief reibungslos.

8. SCHULUNG

   Nach einer entsprechenden Testphase, die begleitet durch Desk mit PAMA stattfand, konnte eine Produktschulung mit den Mitarbeitern durchgeführt werden.

9. PROJEKTABNAHME

   Die Abnahme wurde bereits mit Umsetzung und Durchführung einer Einweisung währen der Testpase bestätigt.

10. SUPPORT

    In Folge stand und steht Desk zur Unterstützung und bei Fragen, im Rahmen des Softwaresupports, weiter zur Verfügung.